Provident Healthcare Partners yang berbasis di Boston adalah bank investasi layanan kesehatan yang memiliki spesialisasi dalam konsultasi merger dan akuisisi, perencanaan strategis, dan layanan formasi modal untuk perusahaan pasar menengah dan yang sedang berkembang. Perusahaan ini memiliki pengalaman luas dalam bidang industri layanan kesehatan yang sudah mapan dan yang sedang berkembang.
Sementara layanan sebelumnya melibatkan perjalanan yang sering melakukan pertemuan klien tatap muka dan telepon meja di kantor tradisional, Provident kini harus mengandalkan Zoom untuk mempertahankan keberlanjutan bisnis ketika pandemi COVID-19 menerpa. Hasilnya, mereka meraih penghematan biaya luar biasa, fleksibilitas yang lebih besar, dan operasional TI yang lebih lancar.
Johanna Enwright, Pengembangan Korporat di Provident Healthcare Partners, membagikan pengalamannya dalam menerapkan platform Zoom dan bagaimana Zoom Phone, khususnya, telah mengubah cara mereka menjalankan Bisnis.
Kejutan! Proses orientasi jadi mudah
Enwright telah bersama Provident selama lebih dari satu dekade, memulai sebagai seorang resepsionis dan berkembang menjadi orang yang serba bisa, memberikan dukungan pengembangan bisnis dan TI untuk perusahaan. Dia menyaksikan tiga peralihan telepon yang berbeda — dan terkadang berat — selama masa jabatannya.
“Saya harus mempelajari sistem telepon terakhir saya karena saya sangat muak menelepon dukungan,” terangnya. “Kami bersama Mitel dan sangat tidak puas.” Jadi ketika seorang karyawan memperkenalkan Zoom kepada Enwright, beliau tertarik untuk mencoba teknologi tersebut.
“Tepat sebelum pandemi menerpa, salah satu karyawan kami menanyakan apakah kita bisa beralih ke Zoom. Begitu kami menyadari bahwa semua orang kini menggunakan Zoom dan tidak menghadiri apa pun secara langsung, masuk akal untuk mendapatkan lisensi untuk seluruh perusahaan."
Enam puluh lima lisensi telepon kemudian, Enwright bersiap untuk proses implementasi yang ketat lainnya, tetapi dia terkejut dengan betapa sedikitnya yang harus dia lakukan.
“Semua orang yang saya ajak bicara di pihak Zoom sangat berpengetahuan,” ujar Enwright. “Proses orientasi saya di sini sangat luar biasa — Saya harus diberi tahu 10 kali bahwa ponsel ini siap untuk langsung digunakan. "Saya meminta [Manajer Kesuksesan Pelanggan] untuk mengirimkan semua 65 telepon kepada saya karena saya kira saya harus menyalakannya, tetapi kemudian saya menyadari bahwa saya tidak perlu melakukannya.”
“Ini adalah proses orientasi yang sangat baik. Saya tahu saya bisa melakukan ping kepada siapa saja atau mengirim email kepada siapa saja dengan cepat dan mereka akan selalu ada untuk menjawab pertanyaan apa pun,” tambah Enwright.
Memfasilitasi pekerjaan fleksibel melalui komunikasi telepon
Dengan menggunakan softphone dan telepon fisik, tim Provident menemukan kemudahan dalam menciptakan lingkungan kerja yang fleksibel bagi para karyawan. "Dengan telepon Wi-Fi, Anda dapat menggunakannya di mana saja dan semuanya intuitif," kata Enwright.
Interoperabilitas Zoom Phone menumbuhkan fleksibilitas yang lebih besar di seluruh perusahaan, menambahkan rasa kepercayaan pada model kerja hibrida yang baru. Enwright menambahkan, “Fungsi untuk berpindah dari telepon meja ke telepon seluler sangat penting bagi atasan saya. Kami tidak pernah memiliki fungsionalitas ini sebelumnya. Duduk di meja Anda selama sembilan jam sehari dan tidak dapat menjalankan tugas karena Anda takut melewatkan panggilan sekarang sudah menjadi masa lalu."
Tim menggunakan fitur SMS Zoom Phone untuk meningkatkan jangkauan prospek dan privasi karyawan secara bersamaan. Enwright berkata, “Fitur pesan teks ini sangat keren — [karyawan] dapat mengirim pesan tanpa harus memberikan nomor telepon pribadi mereka kepada calon prospek mana pun.”
Penghematan biaya menjadi mudah setelah tim Provident mengimplementasikan Zoom Phone. “\[Zoom Phone\] memangkas tagihan sistem telepon kami secara signifikan. "Saya bersyukur — ini membuat saya terlihat sangat baik!” kata Enwright. "Ini sangat bermanfaat bagi kami."
Pelayanan klien mendapatkan peningkatan
Ketika terkait dengan pelayanan klien melalui Zoom, tim Provident menemukan bahwa format digital lebih mendukung jadwal sibuk para dokter. “Banyak klien kami yang bekerja sepanjang hari, sehingga Anda harus rapat dengan banyak pemegang saham seringkali pada saat malam ketika mereka selesai praktik. "Hal itu biasanya cukup sulit bagi mereka yang memiliki keluarga.”
“Sekarang, VAST sebagian besar rapat pemegang saham tersebut berlangsung secara virtual. "Kita tahu dokter ini dapat berada di rumah bersama keluarganya, dan orang-orang dapat menghindari perjalanan atau begadang hingga larut malam,” jelas Enwright.
Zoom juga membantu Provident menjaga hubungan erat dengan klien, bahkan tanpa perjalanan dan waktu tatap muka. “Memiliki aspek video telah memberikan sentuhan pribadi untuk bisnis kita, dan hal tersebut bermanfaat bagi kedua pihak. Perjalanan merupakan bagian besar dari bisnis kami, dan kini kami bisa terlepas dari hal itu,” kata Enwright.
Meningkatkan pengalaman karyawan (dan TI)
Seiring Provident Healthcare Partners menavigasikan model bekerja hibrida baru, pengalaman karyawan membantu memandu pengambilan keputusan perusahaan. “Kami memiliki banyak karyawan yang tidak tinggal di wilayah Massachusetts, sehingga sekarang mereka bisa berada di rumah sembari masih merasakan bahwa mereka berada di kantor,” kata Enwright. “Kemudian ketika kita saling berjumpa di kantor, itu sangat menyenangkan!”
Meskipun tim tersebar, karyawan Provident tidak merasa kurang terhubung — sebagian berkat budaya video-on yang baru. “Video bukan hal yang utama sebelumnya, tetapi sekarang kami dapat langsung menghadiri rapat staf untuk saling bertemu. "Itulah yang lebih penting daripada penghematan biaya apa pun,” ujar Enwright.
Selain Zoom Meetings dan Zoom Phone, karyawan Provident juga memanfaatkan Zoom Team Chat sebagai alat untuk kolaborasi dan berbagi informasi. “[Para pekerja] menyukai bahwa mereka dapat mencari di obrolan dan menemukan file. Mereka bertanya, 'Mengapa saya harus mengirim email ketika saya bisa mengirim file melalui obrolan?' Enwright mencatat, “Mereka benar-benar berhenti menggunakan Slack.”
Dengan platform komunikasi terpadu Zoom, para karyawan Provident mendapatkan pengalaman intuitif yang mereka perlukan untuk tetap lincah dan efisien dalam pekerjaan sehari-hari mereka. "Sangat menyenangkan bisa melakukan semuanya di satu platform — itu benar-benar membuat segalanya lebih mudah. Berjalan lancar bagi para pekerja dan transisinya mudah,” kata Enwright. Dan ini juga membuat pengalamannya menjadi lebih baik, baik dalam dukungan administratif maupun dukungan TI.
"Kenyataan bahwa saya dapat menjadwalkan dan membuat rapat melalui Zoom, yang kemudian terintegrasi dengan Microsoft Outlook, adalah nilai jual yang sangat besar bagi saya di sisi admin," terang Enwright. Plus, dengan tenaga kerja yang dapat melihat status dan kehadiran online satu sama lain melalui klien Zoom, pekerjaan administratif berlebihan telah menjadi cerita di masa lalu. Para pekerja tidak perlu lagi terlalu bergantung pada saya untuk melihat siapa yang sedang dalam panggilan dan siapa yang dapat dihubungi. Saya juga semakin jarang mendapatkan telepon tentang masalah dan kesalahan pengguna. Sekarang, semuanya menggunakan Zoom, jadi sudah mudah.
Menjadi penyebar Zoom
Pengalaman positif Provident dengan Zoom Phone telah menyebabkan efek riak, dengan Enwright membantu orang lain untuk mengenal teknologi tersebut. “Bos saya juga memiliki bengkel mobil, dan sekarang saya sedang memindahkan perusahaan tersebut [ke Zoom Phone] juga.”
Sangat menyenangkan mengetahui bahwa saya bisa meneruskan penghematan ini kepada orang lain. "Hanya ada dua orang yang menjalankan bengkel bodi mobil, sehingga mereka tidak punya waktu untuk menjawab panggilan telepon sepanjang hari,” ujar Enwright." "Dia bahkan menunjukkan kepada mereka cara mereka dapat menjawab telepon dari perangkat apa pun pilihan mereka, baik di bengkel maupun dalam perjalanan."
Dan penyebarannya tidak berhenti di sana — Enwright bahkan telah berbicara dengan saudara perempuannya tentang menggunakan Zoom untuk perusahaannya dan membimbing klien Provident tentang cara menggunakan platform tersebut. Sekarang semua orang memiliki Zoom, saya bahkan dapat memecahkan masalah dengan klien.
Enwright tahu bahwa ini baru permulaan dari hubungan Provident dengan Zoom. "Saya tidak sabar untuk melihat apa saja yang banyak kami capai dengan platform, bagaimana kita dapat berkembang lebih jauh." "Ini sudah sangat membantu kami untuk berkembang pesat.”
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana organisasi layanan keuangan menggunakan Zoom, kunjungi halaman Zoom untuk Layanan Keuangan.
