Departemen Operasi Digital New Zealand Trade & Enterprise (NZTE) tidak seperti departemen pemerintah yang Anda bayangkan.
“Ketika kami mengiklankan lowongan pekerjaan, kami biasanya dibanjiri dengan banyak tanggapan,” kata Aaron Evans, Director of Digital Operations di New Zealand Trade and Enterprise. “Kami memiliki pekerjaan terbaik di negara ini. Kami bekerja untuk satu tujuan: Selandia Baru.”
NZTE bertugas mengembangkan ekonomi dan reputasi negara tersebut dengan menghubungkan investor dan pengekspor internasional dengan peluang pertumbuhan tinggi di dalam negeri, dengan teknologi memainkan peranan utama.
Rusak secara digital
“Tidak selalu seperti itu,” kenang Aaron, yang menggambarkan organisasi tersebut sebagai “rusak secara digital” ketika dia bergabung lima tahun yang lalu. Meskipun ada upaya untuk mendigitalisasi proses di 53 kantor di 30 lokasi di seluruh dunia, tidak ada yang benar-benar berfungsi sebagaimana mestinya. “Digital dulunya adalah kata yang dihindari,” kenangnya.
Karyawan mendapati bahwa mereka perlu 15 menit untuk menyalakan dan menyiapkan solusi konferensi video lama mereka setiap kali memulai rapat, yang mengakibatkan perbedaan pengalaman pengguna, serta menghambat misi mereka untuk membantu keberhasilan Selandia Baru.
“Kami siap mengirimkan sesuatu dalam jumlah miliaran kembali ke ekonomi Selandia Baru,” ujar Evans. “Tidak ada ruang untuk inefisiensi dengan target sebesar ini.”
Karena organisasi tersebut tersebar secara geografis di 53 kantor di 30 lokasi global, komunikasi video sering kali menggantikan pertemuan tatap muka sebagai sarana komunikasi yang penting.
“Anda tidak bisa mendapatkan nuansa yang sama dari panggilan telepon dibandingkan saling melihat satu sama lain di layar,” terang Evans. “Tampak sepele, tetapi video memungkinkan BDM (Business Development Manager atau Manajer Pengembangan Bisnis) di Tiongkok untuk melakukan percakapan yang efisien dengan seseorang di Selandia Baru.”
Me Mahi Tahi Tātou
“Me Mahi Tahi Tātou'' berarti bekerja sama dalam bahasa Maori, dan itulah yang diputuskan oleh CEO Peter Chrisp agar harus terjadi ketika dia membawa Aaron bergabung untuk menyatukan organisasi secara digital di bawah CIO.
“CEO kami menyambut saya di tim dan kemudian segera berbisik; ‘Demi Tuhan, tolong bereskan pengalaman pengguna untuk konferensi video!’ Saya sangat memahami peran saya sejak awal.”
NZTE mengumumkan permintaan proposal dengan mempertimbangkan dua kriteria utama: harus berfungsi dengan baik, dan benar-benar harus mudah digunakan. “Saat kami menemukan Zoom, kami pikir ‘tidak akan semudah ini,” kata Evans.
Fokus Zoom yang tidak henti-hentinya pada kebergunaan membuat Zoom Rooms menjadi pemenang nyata bagi Evans yang segera memutuskan untuk menerapkannya di tiga ruang konferensi utama di Wellington, Auckland, dan Singapura.
Zoom terbukti jauh lebih andal daripada platform konferensi video lama organisasi dan Evans menerima lampu hijau untuk penerapan Zoom Rooms di setiap kantor. Meskipun Evans awalnya menganggarkan 43 Ruang Zoom, antusiasme rekan kerjanya akan Zoom menghasilkan penerapan yang jauh lebih besar. “Sejauh ini, kami memiliki 129 Ruang Zoom!” ujar Evans.
Keberhasilan yang berawal dari nol
Keputusan NZTE untuk menerapkan Zoom adalah awal model komunikasi video yang telah benar-benar mentransformasi setiap aspek organisasi, mendorong departemen Operasi Digital untuk mencatatkan keberhasilan yang berawal dari nol dalam waktu kurang dari satu tahun. NZTE juga mengintegrasikan Zoom dengan aplikasi Microsoft Outlook dan Microsoft Teams, sehingga karyawan dapat menjalankan rapat tanpa meninggalkan alat bisnis inti.
NZTE diberdayakan untuk mengubah penghargaan Pounamu mereka, yang merupakan konferensi internal tahunan yang merayakan tahun sebelumnya dan menetapkan tujuan untuk satu tahun ke depan. Pada tahun lalu, penghargaan tersebut terganggu oleh audio yang buruk dan video yang buram, tetapi event tahun lalu benar-benar berbeda.
Tim Evans merencanakan dan melaksanakan produksi studio layar hijau penuh dengan latar belakang bertema Selandia Baru, PowerPoint beranimasi, dan rekap cuplikan video dari sesi sebelumnya yang diputar sepanjang event, semuanya dikendalikan secara terpusat dari Zoom.
“Benar-benar imersif,” ujar Evans. “Event budaya terbesar tahun ini di Zoom sepenuhnya.”
