Cách sử dụng hiệu quả Zoom AI Companion: Hướng dẫn bắt đầu với trợ lý AI

Trong môi trường làm việc tốc độ nhanh hiện nay, việc tối đa năng suất và nâng cao cộng tác được ưu tiên hàng đầu. Thật may mắn, công nghệ AI có thể hỗ trợ điều này và rất nhiều tổ chức đang thấy rõ các lợi ích. Khảo sát toàn cầu do Morning Consult thay mặt Zoom thực hiện* nhận thấy trong số các nhóm sử dụng AI, hơn 75% nhà lãnh đạo cho biết nhân viên hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn, năng suất hơn và làm việc với chất lượng cao hơn.

Zoom AI Companion, trợ lý AI tạo sinh, có thể giúp cải tiến cách bạn làm việc và giao tiếp. Đi kèm miễn phí với các dịch vụ trả phí được chỉ định cho tài khoản người dùng Zoom của bạn, công cụ này được thiết kế để tích hợp mượt mà với trải nghiệm Zoom, mang đến nhiều chức năng giúp bạn làm việc thông minh hơn thay vì vất vả hơn. 

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ cho bạn thấy cách kích hoạt AI Companion, khám phá chức năng chính và chia sẻ một số mẹo và thủ thuật giúp sử dụng hiệu quả trợ lý AI tuyệt vời này.

• Điều Zoom AI Companion có thể làm cho bạn
• Cách kích hoạt AI Companion
• Khai thác mọi tiềm năng của trợ lý AI

Dù chưa biết về AI hay đã khám phá những lợi ích của AI được một thời gian, bạn chắc hẳn vẫn thắc mắc về cách AI Companion có thể giúp mình. Một trong những điều tuyệt vời về AI Companion là công cụ này được lồng ghép vào cách bạn dùng Zoom — và như mọi thứ khác về nền tảng của chúng tôi, công cụ này rất đơn giản và dễ sử dụng. AI Companion có thể giúp bạn:

Soạn tin nhắn

Theo khảo sát của Morning Consult thay cho Zoom, nhân viên dành nhiều thời gian soạn thảo, gửi email và tin nhắn trò chuyện hơn bất cứ điều gì tại nơi làm việc. Thêm vào đó, 44% nhân viên nói rằng họ dành thời gian vào những nhiệm vụ đó nhiều hơn mong muốn.

Là trợ lý soạn thảo AI, AI Companion có thể soạn email với giọng điệu và độ dài phù hợp, giúp bạn tạo ra nội dung giao tiếp chuyên nghiệp và hiệu quả. 

Bạn cũng có thể sử dụng công cụ này để soạn phản hồi Zoom Team Chat với giọng điệu và độ dài phù hợp, giúp tiết kiệm thời gian và cho phép giao tiếp hiệu quả trong nhóm.

Tóm tắt thông tin để bạn bắt kịp nội dung

Nếu bạn không có nhiều thời gian và có vô số tin nhắn trò chuyện đang chờ thì AI Companion có thể nhanh chóng tóm tắt luồng trò chuyện để giúp bạn nắm bắt tình hình tổng thể và phản hồi hiệu quả.

AI Companion cũng có thể cung cấp bản tóm tắt cuộc họp, như vậy bạn không cần ghi chú trong cuộc họp để nhớ những điều được thảo luận hoặc các bước tiếp theo mà bạn và cả nhóm cần thực hiện. Ngoài ra, bạn không cần phải ghi lại cuộc họp để AI Companion tạo bản tóm tắt cuộc họp.

Sắp tới, AI Companion còn có thể phân tích cuộc gọi điện thoại được ghi lại và tóm tắt tin nhắn SMS cũng như thư thoại trên Zoom Phone, giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn nữa.

Giúp bạn trước, trong và sau cuộc họp

Theo khảo sát của Morning Consult thay cho Zoom, nhiệm vụ hàng đầu mà các nhà lãnh đạo sẵn sàng sử dụng AI nhất là trợ giúp thời gian thực trong cuộc họp. Điều này biến trợ lý cuộc họp AI trở thành công cụ giá trị.

AI Companion có thể trả lời các câu hỏi về cuộc họp đang diễn ra. Nếu người chủ trì bật chức năng này, chỉ cần yêu cầu AI Companion tóm tắt diễn biến, xem có ai nhắc đến bạn hoặc có mục hành động nào mà bạn đã bỏ lỡ không. Người chủ trì cuộc họp có cài đặt quyền riêng tư để kiểm soát việc người tham gia có thể đặt câu hỏi về cuộc họp hay không, bao gồm cả việc tìm hiểu các hoạt động trong cuộc họp trước khi họ tham gia. 

Sau cuộc họp được ghi lại trên đám mây, AI Companion có thể tự động tạo bản ghi lại thông minh được sắp xếp theo chương, làm nổi bật thông tin quan trọng và tạo mục hành động cho người dự thính. Điều này giúp bạn xem lại nhanh hơn các bản ghi cuộc họp có thể đã bỏ lỡ và nhanh chóng tìm thấy thông tin bạn cần để thực hiện hành động.

Nếu cần giúp lên lịch cuộc họp, AI Companion cũng có thể làm điều đó. Sắp tới, AI Companion còn có thể tự động nhận diện mục đích cuộc họp từ tin nhắn trò chuyện và hiển thị nút lên lịch trong Trò chuyện nhóm để tinh gọn quy trình lên lịch.

Trong tương lai, bạn có thể tương tác với AI Companion thông qua giao diện hội thoại, cho phép nhờ trợ giúp cho nhiều nhiệm vụ khác nhau.

Cải thiện chất lượng công việc

AI Companion có thể giúp tăng năng suất và cộng tác, cũng như cải thiện chất lượng công việc. 

TÍNH NĂNG MỚI! Chỉ sau vài cú nhấp chuột, AI Companion có thể giúp bạn tạo ý tưởng trên bảng trắng kỹ thuật số và sắp xếp nội dung thành các danh mục, từ đó nâng tầm buổi lên ý tưởng của bạn. 

Trong tương lai, bạn có thể nhận phản hồi thời gian thực về hoạt động giao tiếp và kỹ năng thuyết trình trong cuộc họp, giúp bạn cải thiện tức thì.

Giờ đây, khi bạn đã quen với tất cả những cách mà AI Companion hỗ trợ trong suốt ngày làm việc, bạn có thể bắt đầu sử dụng nó ngay lập tức. Bạn có thể sử dụng miễn phí các tính năng có sẵn của AI Companion với các dịch vụ trả phí được chỉ định cho tài khoản người dùng Zoom của bạn.** Chỉ cần làm theo các bước sau để kích hoạt:

1. Kiểm tra cùng quản trị viên của bạn: Tất cả tính năng AI Companion đều tắt theo mặc định nên trước hết, quản trị viên phải bật các tính năng thông qua cài đặt cấp tài khoản và cấp nhóm. Nếu bạn đang tham gia cuộc họp Zoom và thấy biểu tượng AI Companion  trên thanh công cụ, bạn có thể nhấp vào biểu tượng đó và làm theo hướng dẫn để yêu cầu quản trị viên bật tính năng đó. 
2. Đăng nhập và cập nhật máy khách Zoom: Đi đến máy khách Zoom và đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập. Bạn cũng nên kiểm tra để đảm bảo máy khách được cập nhật (phiên bản yêu cầu thấp nhất là 5.16.0).
3. Đi đến cài đặt tài khoản cổng web (nhấp vào "Cài đặt" trên bảng bên trái) và tìm thẻ AI Companion. Đối với các tính năng có cài đặt cấp độ người dùng, bạn có thể bật và tắt mỗi chức năng. 

4. Bắt đầu khám phá: Bạn có thể tìm biểu tượng AI Companion () trong nhiều sản phẩm bên trong máy khách Zoom, chẳng hạn như thanh công cụ điều khiển Zoom Meetings hoặc cửa sổ Zoom Team Chat. Sau khi xác định vị trí biểu tượng AI Companion, hãy bắt đầu khám phá các chức năng với tư cách là trợ lý cuộc họp AI, hỗ trợ văn bản, v.v.

Bạn muốn biết cách sử dụng AI Companion để tiết kiệm thời gian và tinh gọn cộng tác? Dưới đây là một vài mẹo chuyên nghiệp:

1. Thiết lập và quên nó đi. Nếu bạn yêu thích các chức năng ghi chú của trợ lý cuộc họp AI nhưng luôn quên nhấp vào nút "tóm tắt cuộc họp" của AI Companion khi bắt đầu cuộc họp, hãy bật cài đặt thành tự động khởi động tóm tắt cuộc họp khi bắt đầu tất cả các cuộc họp mà bạn chủ trì. 
2. Tạo lời nhắc cụ thể. Khi bạn muốn AI Companion giúp soạn email hoặc tin nhắn trò chuyện, hãy cung cấp thông tin cụ thể như giọng điệu mong muốn hoặc mục đích của tin nhắn vào lời nhắc. Việc này giúp AI Companion tạo tin nhắn phù hợp với điều bạn mong muốn.
3. Chỉ cần tìm biểu tượng AI Companion. Điều tuyệt vời là AI Companion được tích hợp với cách bạn làm việc vì nó có mặt trên khắp nền tảng Zoom. Bạn chỉ cần chú ý đến biểu tượng  khi làm việc trong Trò chuyện nhóm hoặc tham gia vào cuộc họp tiếp theo. Nhấp vào biểu tượng để hiển thị cách AI Companion có thể giúp bạn trở nên năng suất hơn trong suốt ngày làm việc.

Nếu bạn sẵn sàng cải thiện năng suất và cộng tác của mình, hãy bắt đầu sử dụng AI Companion ngay hôm nay — hoàn toàn miễn phí với các dịch vụ trả phí được chỉ định cho tài khoản người dùng Zoom của bạn. 

Nếu bạn không có gói Zoom trả phí đủ điều kiện, cập nhật hôm nay để tiếp cận các lợi ích của AI Companion. Đã đến lúc làm việc thông minh hơn, cộng tác hiệu quả hơn và đạt mục tiêu dễ dàng.

Muốn xem thêm nhiều lời khuyên khác? Hãy nhớ xem Trung tâm học tập Zoom của chúng tôi để có bài học thực tế về cách sử dụng AI Companion trong ngày làm việc.

___

*Dựa trên khảo sát trực tuyến với 11.023 nhân viên trí thức toàn thời gian tại Hoa Kỳ, Anh Quốc, Ireland, Đức, Pháp, Nhật Bản, Singapore và Úc. Do Morning Consult thay mặt Zoom Video Communications, Inc. thực hiện từ ngày 10 đến ngày 25 tháng 8 năm 2023.

**Ghi chú: AI Companion có thể chưa sẵn có tại một số thị trường và khách hàng ở khu vực nhất định.