뉴질랜드 무역산업진흥청(NZTE) 디지털 운영 부문은 여러분이 상상하는 정부 부서와는 거리가 멉니다.
뉴질랜드 무역산업진흥청 디지털 운영 부문 책임자인 Aaron Evans는 "우리가 공고를 내면 대개 엄청난 반응이 쏟아집니다."라고 말합니다. "우리는 이 나라 최고의 직업을 가지고, 뉴질랜드라는 대의를 위해 일합니다."
NZTE는 성장 기회가 큰 지역에 해외 투자자와 수출 기업을 연결해주어 국가 경제와 명성을 높이는 임무를 맡았습니다. 여기서 기술이 핵심적인 역할을 합니다.
Aaron은 "항상 지금 같지는 않았다"며 5년 전 입사했을 때 이 조직이 "디지털 면에서 망가져" 있었다고 표현했습니다. 전 세계 30개 지역에 있는 53개 사무소에 걸쳐 프로세스를 디지털화하려는 노력이 있었지만 무엇 하나 제대로 작동하지 않았습니다. "디지털은 금기어"였다고 그는 회상했습니다.
기존 비디오 회의 솔루션은 미팅을 할 때마다 부팅부터 미팅 시작까지 15분을 잡아먹었습니다. 그래서 사용자 경험이 저해되고 뉴질랜드의 성공을 지원하는 활동에도 방해가 되었습니다.
"우리는 뉴질랜드 경제에 수십억 달러 상당의 가치를 제공해야 합니다." Evans는 말했습니다. "이 정도 규모의 목표를 이루려면 비효율적인 구석이 있어서는 안 됩니다."
NZTE 조직은 전 세계 30개 지역의 53개 사무소에 분산되어 있기 때문에 화상 회의는 대면 회의를 대체하는 중요한 소통 수단이 되곤 합니다.
"전화 통화만 해서는 화면을 통해 얼굴을 마주 볼 때처럼 서로의 말에 담긴 뉘앙스를 읽을 수 없습니다." Evans는 지적했습니다. "사소한 문제처럼 보일 수도 있지만, 중국에 있는 사업 개발 담당자가 이곳 뉴질랜드에 있는 구성원과 효율적인 대화를 나눌 수 있는 것은 비디오 덕분입니다."
"Me Mahi Tahi Tātou''는 마오리어로 '함께 일한다'는 의미입니다. Peter Chrisp CEO는 이 말을 실현해야 한다고 생각하며 CIO의 지휘 아래 조직을 디지털적으로 통합하고자 Aaron을 채용했습니다.
"CEO 님이 저를 환영해 주시자마자 한쪽에서 속삭이셨습니다. '제발 비디오 회의 사용자 경험을 어떻게 좀 해 주세요!' 처음부터 제 역할은 분명했습니다."
NZTE는 두 가지 핵심 기준이 담긴 제안 요청을 시장에 제시했습니다. 잘 작동하고 사용하기 쉬워야 한다는 기준이었습니다. "Zoom을 처음 접했을 때 '이렇게 쉬울 리가 없다'라고 생각했습니다." Evans는 당시를 이렇게 회고합니다.
Evans는 사용성에 대한 Zoom의 끊임없는 고민이 담긴 Zoom Rooms를 선택하고 곧장 웰링턴, 오클랜드, 싱가포르에 있는 주요 회의실 세 곳에 배포하기로 결정했습니다.
Zoom은 이들의 기존 비디오 회의 플랫폼보다 훨씬 안정적이었고, Evans는 사무실마다 Zoom Rooms를 추가로 배포하라는 지시를 받았습니다. 처음에는 Zoom Rooms 43개를 사용하도록 예산이 책정되었지만 동료들의 뜨거운 호응 덕분에 훨씬 큰 규모로 배포가 이루어졌습니다. "지금까지 배포한 Zoom Rooms는 129개입니다!" Evans는 말했습니다.
Zoom을 도입하면서 NZTE는 조직의 거의 모든 측면을 혁신했습니다. 1년도 채 되지 않아 디지털 운영 부서는 0점에서 영웅으로 거듭났습니다. 그리고 Microsoft Outlook, Microsoft Teams 애플리케이션에도 Zoom을 연동해서 직원들이 중요한 업무 도구 안에서 미팅을 시작할 수 있게 했습니다.
한편 NZTE는 매년 내부적으로 지난해를 돌아보고 새로운 한 해의 방향을 정하는 'Pounamu 시상식'을 진행합니다. Zoom은 이 시상식을 개편하는 데도 큰 도움이 되었습니다. 이전까지는 오디오가 조악하고 비디오 화면이 깨져 인해 어려움이 많았지만 작년 행사는 완전히 달랐습니다.
Evans가 이끄는 팀은 뉴질랜드 테마의 배경을 띄우고, 파워포인트에 애니메이션을 넣고, 이전 세션의 비디오 스니펫 요약본을 이벤트 내내 재생하는 등의 종합적인 녹색 스크린 스튜디오 프로덕션을 계획하고 실행했으며, Zoom에서 모든 요소를 제어했습니다.
"몰입도가 최고였습니다." Evans는 말했습니다. "한 해의 가장 큰 문화 이벤트를 처음부터 끝까지 Zoom으로 진행한 겁니다."
뉴질랜드 정부 기관 NZTE의 직원들은 엔드-투-엔드 암호화, 암호로 보호되는 미팅 및 녹화, 각 대화의 무결성을 보존하기 위한 대기실 등 Zoom의 다양한 보안 기능을 활용합니다. 그리고 무엇보다도 Zoom은 재미있습니다.
"사람들이 배경을 선택할 때면 놀라울 정도로 기발해집니다." Evans는 말했습니다.
NZTE 가상 회의에서 설문조사와 소회의실은 진짜 회의실에 있는 듯한 느낌을 디지털로 구현하는 결정적 역할을 했습니다.
"소회의 그룹은 브레인스토밍을 하고 빠르게 의사 결정을 할 때 특히 생산적입니다." Zoom의 최신 기능도 바로 도입됩니다. 최근에는 실시간 대화 내용과 통역 옵션이 추가되어 사랑받고 있습니다.
NZTE는 회의 참여에 있어서도 큰 다양성의 이점을 누립니다.
