Mẹo tăng năng suất: Các cách mới để tiết kiệm thời gian trong ngày làm việc

Thời gian thực sự là tiền bạc — ta cần dùng thời gian một cách thông thái. Chúng ta chỉ có ngần đó giờ trong ngày để làm mọi thứ cần làm, ví dụ như hoàn thành các mục trong danh sách việc cần làm, tạo ra tác động trong công việc và dành thời gian cho người thân yêu vào cuối ngày.

Nên điều quan trọng là sử dụng hiệu quả thời gian bạn có, thường đồng nghĩa với việc tìm cách tối đa hóa năng suất và giảm các tác vụ trùng lặp hoặc tẻ nhạt. Nhưng việc tăng năng suất có thể nói dễ hơn làm — thật khó để từ chối dự án mới và bạn không thể đẩy những công việc lặt vặt của bạn cho người khác. Đây chính là nơi công nghệ phát huy tác dụng.

Khi tìm các giải pháp giúp cắt giảm các tác vụ không cần thiết, bạn có thể tinh gọn luồng công việc và có ngày làm việc hiệu quả hơn. Một vài mẹo tăng năng suất để bắt đầu:

Bạn đã biết cách ghi chú từ khi còn đi học. Ghi chú là cần thiết để nhớ các hạng mục quan trọng và suy ngẫm điều bạn đã học được; điều này cũng đúng với các chuyên gia làm việc ngày nay. Nhiều người sử dụng các công cụ ghi chú số để tóm tắt và theo dõi hạng mục hành động cho dự án hoặc trong cuộc họp. Và dù ghi chú là cần thiết để ghi lại các chi tiết, việc chuyển từ ứng dụng ghi chú sang giải pháp cuộc họp có thể ảnh hưởng đến khả năng tập trung. Sau một cuộc gọi, bạn thường phải dành thêm vài phút chia sẻ ghi chú với mọi người và chờ thêm vài giờ hoặc thậm chí vài ngày để nhận góp ý của mọi người trong đó. Dần dần những điều này sẽ chiếm nhiều thời gian, đặc biệt nếu bạn có nhiều cuộc họp trên lịch. 

Lời khuyên của chúng tôi: đưa ứng dụng ghi chú vào nền tảng truyền thông hiện có. Với việc kết hợp cả hai, bạn có thể có mọi điều bạn cần ở một nơi để duy trì năng suất, dễ dàng theo dõi công việc cần làm trước, trong và sau cuộc họp. 

Đó là lý do chúng tôi cung cấp Zoom Notes (theo kế hoạch sẽ ra mắt chậm nhất vào ngày 11 tháng 9). Với Zoom Notes, bạn có thể tạo và thực hiện ghi chú ngay trong ứng dụng Zoom, giúp bạn:  

• Tạo chương trình cá nhân hoặc chương trình chung trước cuộc họp để giúp mọi người chuẩn bị
• Ghi nhận thủ công điều được chia sẻ trong cuộc họp
• Chia sẻ kết quả, hạng mục hành động và quyết định sau cuộc họp để nắm rõ thông tin và thống nhất
• Ghi chú trong cuộc họp mà không bị phân tâm khi chuyển qua lại giữa các ứng dụng
• Xây dựng kho ghi chú cá nhân và ghi chú chung tập trung

Zoom Notes sẽ có sẵn cho mọi khách hàng Zoom trả phí, ngoại trừ khách hàng dùng gói Zoom United. 

Về việc bỏ các bước không cần thiết — tại sao cần sử dụng công cụ lên lịch bên ngoài giải pháp cuộc họp của bạn? Việc sử dụng các ứng dụng bên thứ ba như Calendly đòi hỏi bạn phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng như email, lịch và giải pháp truyền thông video chỉ để thiết lập cuộc gọi, điều này có thể ảnh hưởng xấu đến năng suất.

Hãy tìm cùng chức năng đó trong các giải pháp hiện có, bắt đầu với Zoom Scheduler (hiện được cung cấp rộng rãi). Sử dụng công cụ lên lịch của chúng tôi, bạn có thể giảm thời gian và sự rắc rối của việc lên lịch hẹn bằng cách làm mọi thứ trong Zoom.

Bạn có thể sử dụng Zoom Scheduler để:

• Tạo ra các khung thời gian rảnh khi tất cả những người liên quan rảnh
• Tạo khung thời gian rảnh định kỳ
• Cho phép nhiều người dùng đăng ký một khung thời gian
• Tự động hóa và cá nhân hóa lời nhắc và xác nhận qua email
• Thu thập thông tin mong muốn trong quá trình đặt lịch của người dự thính
• Tùy chỉnh màu sắc, logo, v.v. trên trang đặt lịch hẹn để thống nhất với tiếng nói thương hiệu của bạn
• Thiết lập phiên cho phép người dự thính tìm thời gian với thành viên nhóm đang rảnh
• Tùy chỉnh và rút ngắn bất kỳ URL nào bạn tạo ra

Chúng ta đều biết cảm giác này: bạn cần bắt đầu dự án nhưng không thể tìm cảm hứng hoặc động lực. Bạn đang lãng phí thời gian quý báu để tìm cách thoát khỏi tình trạng mất khả năng sáng tạo hoặc ý tưởng viết lách. 

Một mẹo tăng năng suất khác: tìm không gian di chuyển tự do để bắt đầu tìm ý tưởng, nảy ra một ý nghĩ hoặc hình thành khái niệm về điều gì đó một cách trực quan.

Bảng trắng trực tuyến có thể là chìa khóa khai mở những mức sáng tạo và cộng tác mới mẻ. Với khung vẽ kỹ thuật số, bạn có thể mở rộng và làm rõ các ý tưởng theo cách trực quan, giúp bạn vượt qua các cản trở về tư duy và tiến tới giải quyết dự án hiện có. Với Zoom Whiteboard, bạn có thể xem các ý tưởng thể hiện sống động cùng với nhóm, sử dụng công cụ này để cộng tác trước, trong và sau cuộc họp.

Mặc dù có hàng tá tính năng bảng trắng bạn có thể sử dụng để trực quan hóa hiệu quả các ý tưởng hoặc khơi nguồn cảm hứng, sau đây là một số tính năng có thể giúp bạn tinh gọn các phiên tìm ý tưởng. 

• Khởi chạy cuộc họp từ trong bảng trắng: Bạn muốn đi qua bảng trắng trực tiếp sau khi nhận ý kiến đóng góp? Khởi chạy tức thì Zoom Meetings với tất cả cộng tác viên đang hoạt động trên bảng trắng và đi sâu vào cuộc thảo luận ngay tại đó.
• Chế độ thuyết trình: Thu hút sự chú ý của nhóm bằng việc yêu cầu cộng tác viên theo dõi khi bạn đang giới thiệu bảng trắng trong cuộc họp. Họ sẽ không thể chỉnh sửa khung vẽ khi bạn bật tính năng này, giúp họ tập trung về chủ đề chính. Theo cách đó, bạn có thể nhận ý kiến đóng góp bạn cần một cách kịp thời.
• Đồng hồ hẹn giờ: Giúp các nhóm thực hiện đúng tiến độ bằng tính năng đồng hồ hẹn giờ; nó cũng có thể làm đồng hồ đếm ngược. Bạn có thể kéo dài thời gian hoặc phát hiệu ứng âm thanh khi thời gian đã hết, truyền cảm hứng cho mọi người thực hiện hành động nhanh chóng và hiệu quả. 
• Mẫu: Bạn có thể thiết kế và xuất bản các mẫu bảng trắng nội bộ mà chỉ tổ chức của bạn có thể truy cập. Khi điều bất ngờ xảy ra và ý tưởng xuất hiện, bạn có thể nhanh chóng khởi chạy mẫu có sẵn và chia sẻ mẫu với nhóm chỉ trong tích tắc.

Đôi khi bạn cần gọi video nhanh với ai đó để giải thích về chủ đề phức tạp hoặc trình bày trực quan cách thứ gì đó hoạt động. Nhưng nếu bạn không thể tìm họ hay lên lịch gọi họ thì sao? 

Đây chính là nơi công cụ video không đồng bộ phát huy tác dụng. Sử dụng những giải pháp này, bạn có thể nhanh chóng ghi lại bản thân và màn hình, rồi gửi video đó đến các bên liên quan. Dịch vụ video không đồng bộ của chúng tôi, Zoom Clips, giúp bạn làm điều đó, cho phép bạn dễ dàng ghi lại, chỉnh sửa và chia sẻ video ngắn gọn, chất lượng cao cả trong nội bộ và bên ngoài. Bạn có thể trình bày tức thì thông tin quan trọng với các thành viên nhóm, thêm màu sắc cá nhân vào hoạt động cộng tác hoặc đơn giản chỉ là chia sẻ thông tin cập nhật dự án chi tiết mà không cần tham gia cuộc họp trực tiếp.

Với Zoom Clips, bạn còn có một thư viện nội dung chuyên biệt nơi bạn có thể quản lý, chia sẻ, đổi tên, tải xuống hoặc xóa các đoạn video. Bạn cũng có thể chia sẻ nội dung này với người khác bất cứ lúc nào, để họ có thể xem đoạn video, để lại nhận xét hoặc sử dụng các biểu tượng cảm xúc để tương tác. Bạn có thể truyền tải thông điệp mà không cần lãng phí thời gian tìm cách liên lạc với ai đó. 

Những điều nhỏ nhặt tích tụ lại sẽ khiến bạn mất nhiều lớn thời gian và công sức — thời gian cần để chia sẻ ghi chú với nhóm, thiết lập cuộc họp hoặc bắt đầu phiên tìm ý tưởng. Khi loại bỏ những tác vụ không cần thiết, bạn không chỉ lấy lại năng suất mà còn mở đường cho công việc chiến lược và có ý nghĩa hơn. 

Dù bạn đang mang ghi chú hay ứng dụng lên lịch vào nền tảng truyền thông, tinh giản luồng công việc qua các thành phần tích hợp hay cắt giảm các tác vụ lặt vặt bằng các tính năng AI trực quan, thì nền tảng Zoom cũng là nơi tập hợp mọi thứ cho công việc năng suất, có ý nghĩa của bạn. Tất cả những điều này đi kèm trong dịch vụ Zoom One của chúng tôi, kết hợp tính năng trò chuyện, điện thoại, cuộc họp, bảng trắng, v.v. trong một nền tảng mượt mà. Một không gian dành riêng cho công việc năng suất với các khả năng kết nối vô hạn.

Để tìm hiểu thêm về việc tiết kiệm thời gian bằng Zoom, hãy xem hội thảo trực tuyến theo yêu cầu của chúng tôi, “Thúc đẩy hiệu quả của bạn: 10 tính năng tiết kiệm thời gian hàng đầu của Zoom”.