Truques de produtividade: novas formas de economizar tempo durante o expediente

Sim, tempo é dinheiro e deve ser gasto com sabedoria. Temos um número limitado de horas no dia para fazer tudo o que precisamos: dar conta da lista de tarefas, causar uma boa impressão no trabalho e desfrutar a companhia de quem amamos ao fim do dia.

Portanto, é fundamental extrair o máximo do tempo disponível, o que em geral significa buscar maneiras de maximizar a produtividade e reduzir tarefas redundantes ou monótonas. Contudo, aumentar a produtividade pode parecer mais fácil falar do que fazer. É difícil recusar um novo projeto e nem sempre dá para empurrar as tarefas chatas para outras pessoas. É aí que entra a tecnologia.

Ao encontrar soluções que ajudem a eliminar tarefas desnecessárias, torna-se possível simplificar fluxos de trabalho e fazer seu expediente funcionar melhor para você. Vamos começar com alguns truques de produtividade:

Você faz anotações desde os tempos da escola. Elas são essenciais para se lembrar de coisas importantes e refletir o conteúdo aprendido, o que também vale para a vida profissional. Muita gente usa ferramentas de anotação digitais para resumir e acompanhar itens de ação em projetos ou durante reuniões. E, muito embora elas sejam necessárias para documentar informações, alternar do aplicativo de anotações para a solução de reuniões pode comprometer a concentração. Depois da chamada, em geral, você vai gastar mais alguns minutos compartilhando as anotações com o pessoal e, em seguida, aguardar mais algumas horas ou até dias para receber a contribuição deles. Isso vai se acumular, em especial se você tiver diversas reuniões na agenda.

Nosso conselho: leve o aplicativo de anotações para a sua atual plataforma de comunicações Ao combinar ambos, você consegue tudo de que precisa em um só lugar para manter a produtividade, monitorando com facilidade suas tarefas antes, durante e depois das reuniões.

É por isso que oferecemos o Zoom Notes (a ser disponibilizado até 11 de setembro). Com o Zoom Notes, torna-se possível criar e fazer anotações diretamente no aplicativo Zoom, o que ajuda você a:

• criar uma pauta pessoal ou compartilhada antes de uma reunião para que todos possam se preparar;
• captar manualmente o que é compartilhado na reunião;
• compartilhar desfechos, itens de ação e decisões depois da reunião para fins de visibilidade e alinhamento;
• fazer uma anotação durante a reunião sem se distrair alternando entre aplicativos;
• criar um repositório central para anotações pessoais e compartilhadas.

O Zoom Notes vai ser disponibilizado a todos os clientes Zoom pagos, exceto àqueles que tenham o pacote Zoom United.

Por falar em pular etapas desnecessárias, por que usar uma ferramenta de agendamento fora da solução de reuniões? Utilizar aplicativos de terceiros, como o Calendly, leva você a alternar entre diversos aplicativos (e-mail, calendário e solução de comunicações de vídeo) somente para configurar uma chamada, possivelmente comprometendo a produtividade.

Encontre essa mesma funcionalidade dentro das soluções atuais, começando pelo Zoom Scheduler (agora disponível ao público em geral). Graças à nossa ferramenta de agendamento, você consegue reduzir o tempo e o transtorno do agendamento de compromissos fazendo tudo no Zoom.

Você pode usar o Zoom Scheduler para:

• gerar intervalos de disponibilidade quando todas as partes interessadas pertinentes estiverem disponíveis;
• criar uma instância de disponibilidade recorrente;
• permitir que diversos usuários inscrevam-se num mesmo intervalo;
• automatizar e personalizar lembretes e confirmações por e-mail;
• coletar informações de preferências durante o processo de agendamento do participante;
• personalizar cores, logotipos, entre outros, na página de agendamento do compromisso a fim de alinhá-lo à voz da sua marca;
• marcar uma sessão que permita ao participante combinar um horário com o membro da equipe disponível;
• personalizar e encurtar as URLs que gerar.

Todos já passamos por isso: você precisa iniciar um projeto, mas não consegue achar a inspiração ou a motivação. Tempo precioso é desperdiçado tentando descobrir como superar a falta de criatividade ou o bloqueio na escrita.

Outro truque de produtividade: encontre um espaço de fluxo livre para fazer um brainstorm, provocar uma ideia ou visualmente conceber algo.

Um quadro de compartilhamento virtual pode ser a chave que abrirá a porta para novos níveis de criatividade e colaboração. Com uma tela digital, é possível expandir e explicar ideias de forma visual, ajudando a superar bloqueios mentais e outras dificuldades que atrapalham o desenvolvimento de projetos. E, com o Zoom Whiteboard, você consegue ver as ideias ganhar vida com sua equipe, usando-o para colaborar antes, durante e depois das reuniões.

Embora haja dezenas de recursos do quadro de compartilhamento que você pode usar para visualizar ideias e se inspirar, veja algumas que vão ajudar a simplificar sessões de brainstorming:

• Iniciar a reunião de dentro do quadro de compartilhamento: deseja apresentar um quadro de compartilhamento em tempo real após receber uma contribuição? Inicie instantaneamente uma Zoom Meeting com todos os colaboradores ativos do seu quadro de compartilhamento e inicie uma conversa na hora.
• Modo de apresentação: conquiste a atenção do grupo pedindo que os colaboradores acompanhem enquanto você apresenta um quadro de compartilhamento durante uma reunião. Eles não conseguirão editar a tela quando esse recurso estiver habilitado, mantendo-se concentrados no assunto em debate. Dessa forma, você vai receber a contribuição necessária na hora certa.
• Cronômetro: mantenha as equipes no caminho certo com um recurso de cronômetro de atividades, que também serve de temporizador. É possível prorrogar o tempo ou tocar sinais sonoros quando o tempo acabar, inspirando todos a agir com rapidez e efetividade.
• Modelos: você pode desenhar e publicar modelos internos de quadros de compartilhamento a que somente sua organização terá acesso. Portanto, quando acender a luz de uma grande ideia na sua cabeça, você poderá iniciar com rapidez um modelo existente e compartilhá-lo com suas equipes na mesma hora.

Às vezes, é preciso fazer uma rápida chamada de vídeo com alguém para explicar algum tópico confuso ou demonstrar visualmente como algo funciona. Mas e se a agenda não estiver disponível na hora para uma chamada?

É então que entram em cena as ferramentas de vídeo assíncrono. Com essas soluções, é possível gravar com rapidez você e sua tela e, em seguida, enviar os vídeos às partes interessadas. Nossa oferta de vídeo assíncrono, o Zoom Clips, ajuda você nesse sentido, permitindo gravar, editar e compartilhar com facilidade vídeos curtos de alta qualidade interna e externamente. Você pode mostrar informações importantes para membros de equipe que precisarem, adicionar um toque pessoal à colaboração ou compartilhar uma atualização de projeto detalhada sem ter que entrar em uma reunião ao vivo.

Com o Zoom Clips, você tem uma biblioteca dedicada de conteúdo para gerenciar, compartilhar, renomear, baixar ou excluir seus clipes. E é possível compartilhar esse conteúdo com outras pessoas a qualquer momento para que vejam o clipe, deixem comentários ou usem emojis para reagir a ele. Você consegue mandar sua mensagem sem perder tempo procurando outra pessoa.

As pequenas coisas demandam muito tempo e energia: o tempo que leva para compartilhar anotações com a equipe, marcar uma reunião ou preparar uma sessão de brainstorming. Ao eliminar as tarefas desnecessárias, você não apenas retoma a produtividade, como também abre caminho para o trabalho mais estratégico e gratificante.

Não importa se você quer levar seus aplicativos de anotações ou agendamento para a plataforma de comunicações, simplificar fluxos de trabalho por meio de integrações ou eliminar tarefas maçantes por meio de recursos de IA, a plataforma Zoom é onde você vai achar tudo de que precisa para trabalhar de forma produtiva e gratificante. Tudo isso é parte da nossa oferta Zoom One, que combina chat, telefone, reuniões, quadro de comunicação e mais em uma plataforma simplificada. Um espaço exclusivo para o trabalho produtivo com possibilidades de conexão ilimitadas.

Para saber mais sobre como economizar tempo com o Zoom, veja nosso webinar on-demand, "Turbine a eficiência: os 10 principais recursos do Zoom para economizar tempo".