Tipps für mehr Produktivität und weniger Zeitverlust im Arbeitsalltag

Zeit ist wirklich Geld – sie sollte sinnvoll investiert werden. Uns bleibt nur eine bestimmte Anzahl von Stunden am Tag, um alles Nötige zu erledigen – Aufgaben abhaken, auf der Arbeit unser Bestes geben und den Tag mit unseren Lieben ausklingen lassen.

Daher sollten Sie diese Zeit möglichst sinnvoll nutzen, indem sie entweder produktiver werden oder wiederkehrende oder monotone Aufgaben reduzieren. Es ist allerdings leichter gesagt als getan, produktiver zu werden. Es ist schwer, ein neues Projekt abzulehnen, und Sie können Ihren alltäglichen Aufgaben nicht einfach auf jemand anderes abwälzen. Hier kommt Technologie ins Spiel.

Wenn Sie Lösungen finden, mit deren Hilfe Sie Routineaufgaben reduzieren, können Sie Arbeitsabläufe optimieren und Ihre Arbeitszeit effektiver nutzen. Hier sind einige Tipps für Sie, mit denen Sie produktiver arbeiten:

Sie haben sich schon in der Schule Notizen gemacht. Sie sind wichtig, um wichtige Dinge im Gedächtnis zu behalten und Gelerntes zu reflektieren. Dies trifft auch auf die Berufswelt von heute zu. Tools für digitale Notizen sind weitverbreitet und helfen dabei, Aktionspunkte in Projekten oder Meetings zusammenzufassen und nachzuverfolgen. Das Mitschreiben von Details ist zwar wichtig, aber wenn Sie zwischen der Notizenanwendung und der Meetinglösung hin und her wechseln müssen, kann Ihre Konzentration darunter leiden. Nach einem Meeting brauchen Sie in der Regel noch ein paar Minuten, um Ihre Niederschrift an alle zu senden. Anschließend vergehen weitere Stunden oder gar Tage, bis sie eine Antwort erhalten. Diese Zeit summiert sich – insbesondere dann, wenn Ihr Kalender mit Meetings gespickt ist. 

Unsere Empfehlung: Integrieren Sie eine Anwendung für Notizen in Ihre vorhandene Kommunikationsplattform. Indem Sie beides miteinander kombinieren, können Sie an einem zentralen Ort auf alle Anwendungen zugreifen, mit denen Sie produktiv arbeiten können. So haben Sie Ihre Aufgaben vor, während und nach Meetings immer im Blick. 

Vor diesem Hintergrund führen wir Zoom Notes ein (voraussichtlich ab 11. September verfügbar). Mit Zoom Notes können Sie direkt in Zoom Notizen erstellen und bearbeiten. Dadurch sind Sie imstande:  

• vor einem Meeting eine persönliche oder kollektive Agenda zu erstellen, mit der sich alle vorbereiten können
• die Inhalte eines Meetings manuell zu erfassen
• Ergebnisse, Aktionspunkte und Entscheidungen nach einem Meeting transparent und für alle nachvollziehbar mitzuteilen
• in Meetings auf Notizen zuzugreifen, ohne die Anwendung wechseln zu müssen
• persönliche und kollektive Notizen zentral zu speichern

Zoom Notes wird für alle Zoom-Kunden mit kostenpflichtigen Konten, außer Zoom United-Kunden eingeführt.

Apropos unnötige Aufgaben: Warum sollten Sie Meetingtermine außerhalb Ihrer Meetinglösung planen? Externe Anwendungen wie Calendly gehen immer damit einher, dass sie zwischen mehreren Tools wechseln müssen – für E-Mail, Kalender und Videokommunikation –, wenn Sie ein Meeting planen. Dies ist der Produktivität nicht unbedingt zuträglich.

Dieselben Funktionen finden Sie auch in bestehenden Lösungen, zum Beispiel im jetzt allgemein verfügbaren Zoom Scheduler. Mit unserem Planungstool planen Sie Termine schneller und einfacher direkt in Zoom.

Sie können mithilfe von Zoom Scheduler:

• verfügbare Zeitfenster erstellen, in denen alle relevanten Beteiligten verfügbar sind
• regelmäßige Verfügbarkeiten einrichten
• zulassen, dass sich mehrere Benutzer für ein Zeitfenster anmelden
• E-Mail-Erinnerungen und -Bestätigungen automatisch versenden und personalisieren
• wichtige Informationen im Rahmen des Buchungsprozesses erfassen
• die Farben, Logos und andere Elemente auf Ihrer Terminbuchungsseite an Ihre Corporate Identity anpassen
• eine Sitzung einrichten, bei der ein Teilnehmer mit einem verfügbaren Teammitglied sprechen kann
• alle erzeugten URLs anpassen und kürzen

Dieses Gefühl kennen wir alle: Sie müssen an einem Projekt arbeiten, aber es fehlt Ihnen an Inspiration oder Motivation. Der Weg aus Ihrem „Krea-Tief“ oder Ihrer Schreibblockade kostet Sie wertvolle Zeit. 

Ein weiterer Tipp für mehr Produktivität: Suchen Sie sich einen Bereich, an dem Sie nichts einschränkt, Sie brainstormen oder über eine Idee nachdenken und etwas visuell festhalten können.

Ein virtuelles Whiteboard eröffnet neue Möglichkeiten, kreativ zu sein und kollaborativ zu arbeiten. Auf der digitalen Arbeitsfläche können Sie Ideen visuell ausarbeiten oder verdeutlichen. Dadurch können Sie mentale Hindernisse überwinden und produktiv an Ihrem aktuellen Projekt arbeiten. Mit Zoom Whiteboard können Sie Ideen sogar gemeinsam im Team entwickeln und umsetzen. Das kollaborative Arbeiten ist vor, während und nach Meetings möglich.

Mehrere Whiteboard-Funktionen helfen Ihnen dabei, Ideen zu visualisieren oder sich Inspiration zu holen. Mit den folgenden Funktionen können Sie Brainstormings jedoch optimieren: 

• Ein Meeting in einem Whiteboard starten: Möchten Sie die Reaktionen auf ein Whiteboard live mit anderen besprechen? Dann können Sie sofort ein Zoom-Meeting mit allen aktiven Beteiligten starten und unmittelbar über die Inhalte des Whiteboards diskutieren.
• Präsentationsmodus: Wenn Sie ein Whiteboard vorstellen, möchten Sie die ungeteilte Aufmerksamkeit aller Beteiligten. In diesem Modus können andere die Arbeitsfläche nicht bearbeiten. Dadurch konzentrieren sie sich stärker auf die Präsentation. Auf diese Weise erhalten Sie zeitnah sinnvolle Reaktionen.
• Timer: Mit einem Timer für die Whiteboard-Aktivität, der auch als Countdown-Zähler fungiert, können Sie Teams besser steuern. Sie können die Zeit verlängern oder beim Ablauf der Zeit Soundeffekte abspielen. So werden alle ermuntert, schnell und effektiv zu handeln. 
• Vorlagen: Sie können interne Vorlagen für Whiteboards erstellen und veröffentlichen, auf die nur Ihre Organisation zugreifen kann. Im Falle eines Geistesblitzes oder einer großartigen Idee brauchen Sie dann nur die passende Vorlage auszuwählen und an Ihr Team zu senden.

Einige Sachverhalte lassen sich meist nur in einem persönlichen Gespräch per Video (er)klären. Was aber tun Sie, wenn Ihr Gesprächspartner gerade nicht für ein Videotelefonat zur Verfügung steht?

Hier können Tools für asynchrone Videoaufzeichnungen helfen. Mit diesen Lösungen können Sie sich und Ihren Bildschirm aufzeichnen und das Video an wichtige Beteiligte senden. Mit unserem Angebot für asynchrone Videos, Zoom Clips, können Sie genau das jetzt tun. Sie können Kurzvideos in hoher Qualität einfach aufzeichnen, bearbeiten und an Empfänger innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens senden. Sie sind imstande, Ihrem Team wichtige Informationen im Handumdrehen zu vermitteln, dem kollaborativen Arbeiten eine persönliche Note zu verleihen oder einfach eine detaillierte Statusmeldung zu einem Projekt zu geben, ohne dass Sie dafür einem Meeting beitreten müssen.

Zoom Clips bietet Ihnen zudem eine eigene Inhaltsbibliothek. Hier können Sie Clips verwalten, senden, umbenennen, herunterladen oder löschen. Hinzu kommt, dass Sie diese Inhalte jederzeit an andere Personen senden können. Diese können sich den Clip ansehen, ihn kommentieren oder mit Emojis darauf reagieren. So können Sie Informationen weitergeben, ohne zuerst einen Gesprächstermin finden zu müssen. 

Kleinere Aufgaben bedeuten in der Summe einen hohen Zeit- und Energieaufwand – Dinge notieren und sie an das Team weitergeben, ein Meeting planen oder produktiv brainstormen. Wenn Sie unnötige Aufgaben reduzieren, arbeiten Sie nicht nur produktiver, sondern schaffen die Grundlage für ein strategischeres, sinnvolleres Arbeiten. 

Ob Sie Notizen- oder Planungsanwendungen in Ihre Kommunikationsplattform integrieren, Arbeitsabläufe mithilfe von Integrationen vereinfachen oder Routineaufgaben mit intuitiven KI-gestützten Funktionen automatisieren – die Zoom-Plattform ist Ihre zentrale Anlaufstelle für produktives, sinnvolles Arbeiten. Alle diese Elemente sind Teil von Zoom One, unserem Angebot, das Chat, Telefonie, Meetings, Whiteboards und vieles mehr in einer Plattform nahtlos miteinander kombiniert. Es ist ein zentraler Ort für produktives Arbeiten, mit Möglichkeiten für grenzenlose Verbindungen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihre Zeit mithilfe von Zoom sinnvoller nutzen können, schauen Sie sich unser On-demand-Webinar „Supercharge Your Efficiency: Zoom's Top 10 Time-Saving Features“ (Effizienter arbeiten: die 10 Zoom-Funktionen, mit denen Sie Ihre Zeit optimal nutzen) an.